Khi thế giới đang ngày càng toàn cầu hóa như hiện nay, buộc các bạn phải trang bị cho bản thân nhiều hơn một ngôn ngữ để giao tiếp, để học hỏi hay để tìm kiếm cho bản thân một cơ hội mới, một bước tiến mới trong tương lai. Và thứ ngôn ngữ được nhiều người lựa chọn nhất đó chính là tiếng Anh.

Cùng lúc đó, ngày nay, hầu hết mọi người đều sử dụng Email để truyền tải, trao đổi thông tin, tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp,.... Vậy nên, kỹ năng viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp là một điều tất yếu mà bạn cần nghiêm túc bắt đầu thực hiện ngay bây giờ.
 


 

Bạn đang muốn liên hệ với các công ty, đối tác, khách hàng hay đơn thuần là bạn người nước ngoài và không biết viết một email tiếng Anh như nào để đúng chuẩn, chuyên nghiệp và có thể thể hiện được tình cảm và thái độ của mình? 
 
Bởi lẽ đó, hôm nay Newshop xin chia sẻ đến bạn đọc cách hoàn thiện một email bằng tiếng Anh đúng chuẩn, chuyên nghiệp và có thể ghi điểm với người nhận nhé!

Đầu tiên một email sẽ có cấu trúc như sau:

1. Phần mở đầu - Greeting

Hãy mở đầu email của bạn bằng việc chào hỏi và cách xưng hô của mình với đối phương. 

Nếu là một email thông thường bạn gửi cho bạn bè hay người thân có sự thân mật bạn có thể sử dụng những cụm từ:

  • Hello/ hi + name

  • Dear, name

  • Hi there!

Nhưng nếu quan hệ của bạn với người nhận là công việc, có tính lịch sự bạn nên thêm vào các danh xưng như Mr,Ms/Mrs,...

Với cấu trúc: Dear + danh xưng + Họ(“tên” đối với người Việt)

  • Dear + Mr/Ms…(nếu biết tên)

  • Dear + Sir/Madam…( nếu không biết rõ tên)
     


Lưu ý: 

  • Người nhận là phụ nữ đã kết hôn bạn nên sử dụng “Mrs”, còn “Miss” cho phụ nữ chưa lập gia đình và nếu như bạn chưa biết rõ về vấn đề này, bạn có thể dùng từ “Madam”
  • Nếu người nhận của bạn là người nước ngoài hãy gọi đối phương bằng họ( last name) của họ. Còn người được gửi thư cho là người Việt bạn có thể dùng tên hoặc đầy đủ họ tên của họ
  • Trong trường hợp, bạn không biết người nhận là ai bạn có thể ghi: To whom it may concern, Dear + Sir/Madam,...
 
 

2.1. Opening Comment - Hỏi thăm

Tiếp theo trong một email đúng chuẩn, sẽ là câu hỏi thăm sức khỏe hay tình hình hiện nay của người nhận. Nó sẽ làm cho người nhận cảm thấy trân trọng và được đối xử một cách lịch sự.

Với sự thân mật bạn có thể dùng: How are you?, How are you doing?, How have you been?( Anh khỏe không?, anh dạo này thế nào?) để hỏi sức khỏe

Còn nếu là email trang trọng cách để bạn mở đầu là những câu chúc: 

  •  I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)

  •  I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)
     

Trong trường hợp là email hồi đáp hãy bắt đầu với “thank you”

Khi một người gửi một email bày tỏ sự quan tâm của họ về công ty bạn đang làm chúng ta có thể viết:

  • Thank you for contacting ABC Company

Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó :

  • Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)

  • Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

     

​2.2. Reason for writing- Lí do viết email

Trong phần này, hãy đề cập đến lí do tại sao bạn lại viết email này, tùy vào từng nội dung bạn muốn viết mà có cách bắt đầu khác nhau. Người gửi có thể sử dụng cụm sau:

I am writing to + Verb…
 

Bạn có thể tham khảo một số cụm sau:
  • I am writing to ask for the information about the English courses.(Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
  • I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.)
  • I am writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo….) 
  • I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)
  • I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)     
​Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và  dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết.
  • I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)

Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize. 

Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I just want to…

Chú ý các câu trong phần này phải thực sự ngắn gọn và rõ mục đích vì nó nằm trong phần đầu của email. Phải luôn nhớ rằng người đọc muốn đọc email một cách nhanh chóng . Bạn cũng phải chú ý tới ngữ pháp, các vấn đề chính tả vì sự chính xác trong phần này ảnh hưởng đến cái nhìn và cách đánh giá của người nhận thư về bạn.

2.3. Main point- Nội dung chính 

Phần này để đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi đến cho người nhận. Bởi đây là email nên chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn, súc tích càng tốt. Mọi người luôn muốn đọc email một cách nhanh nên hãy viết ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu.

Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin:

  • Could you please let me know if + Sb+ verb(Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu ai đó….)
  • I would appreciate it if you could please.... (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu bạn có thể vui lòng….).
  • Please let me know….. (Làm ơn hãy cho tôi biết…..)
  • Offering help/ giving information

Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin

  • We are happy to let you know that…. (Chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng….)
  • We are willing to + V….(Chúng tôi sẵn lòng sắp xếp….)
  • Should you ….(Nếu bạn….)
  • We regret to….. (Chúng tôi rất tiếc…..)
  • Complaining

Phàn nàn

  • I am writing to expres my dissatisfaction with…./ to complain about.... (Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng.../ để khiếu nại về...)
  • We regret to inform you that ...(Chúng tôi rất tiếc phải thông báo...)
  • I am interested to hear how. (Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về)
  • Apologizing



Thư xin lỗi

  • We would like to apologize for ...(Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi vì…)
  • Please accept our dearest apologies for.... (Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi vì...)
  • Please let us know what we can do to….. (Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì...)
  • I am afraid I will not be able to..... (Tôi e rằng mình không thể…)
  • Referring to previous matters 


Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó

  • Further to our conversation, I’m pleased to.... (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được ...)
  • As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
  • Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
  • As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
  • As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
  • As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)



Trước khi kết thúc và kí tên, bạn hãy sử dụng các cụm từ sau:

  • Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin)

  • Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)

  • I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)

  • Please do not hesitate to contact me/Please feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)

  • I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)

  • If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)

  • I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)

  • Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).
     


     

Sau đó hãy kết thúc và ghi đầy đủ họ tên của bạn

  • Yours faithfully (Trân trọng) - Nếu bạn bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam
  • Yours sincerely (Trân trọng) - Nếu bạn bắt đầu bằng cách viết tên, ví dụ Dear Mr.A/ Mrs.A/ Miss A
  • Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly (Trân trọng) - Phổ biến trong  Anh-Mỹ
  • Best/ Best wishes/ Take care/ Bye (Trong trường hợp thân mật)

1. Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, … không được viết I’m, I’ll, I don’t, I’ve seen.
2. Không dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate, …
3. Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, …
4. Hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu
5. Hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có đầy đủ subject, verb, direct object và indirect object nếu có.
6. Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. Nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than!
7. Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả
8. Tránh lỗi ambiguity: câu, từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm. Dùng từ đơn giản, không dùng từ bác học.
9. Cuối thư:
  • Regards, Best Regards, Hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống.
  • Sincerely Yours, Dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa “chân thành”– Faithfully Yours, Dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa “trung thành”.


Hy vọng bài chia sẻ cho bạn cách viết email bằng tiếng Anh này có thể phần nào giúp bạn định hướng đúng về một email bạn muốn viết và nâng cao hiệu quả trong công việc của bản thân.