1. Kỹ Năng Văn Phòng Là Gì?
Kỹ năng văn phòng là một trong những kỹ năng hành chính cơ bản giúp một văn phòng hoạt động theo một nguyên tắc nhất định, hỗ trợ công việc thuận lợi giữa các thành viên trong một bộ phận công ty. Các nhà tuyển dụng thường mong đợi quản trị viên phải có kinh nghiệm hoặc kiến thức về các kỹ năng văn phòng cơ bản trước khi họ quyết định thuê bạn. Những kỹ năng này cho phép nhân viên sắp xếp các cuộc hẹn, chào hỏi khách hàng, đảm bảo văn phòng hoạt động bình thường và cung cấp cho các nhân viên nguồn lực văn phòng.
2. Tại Sao Kỹ Năng Văn Phòng Lại Quan Trọng?
Nhiều văn phòng cần những nhân viên có kỹ năng văn phòng vững vàng. Nhân viên văn phòng là người chịu trách nhiệm về lịch trình, tổ chức và quan hệ khách hàng. Khi đi phỏng vấn cho một công việc nào đó nếu bạn là một người chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực đó hãy chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn là người có những kỹ năng văn phòng ở mức cơ bản.Bạn nói chuyện dễ thương, trả lời điện thoại, gửi mail hay gửi tin nhắn lịch thiệp với Sếp, đồng nghiệp của bạn hay thậm chí là khách hàng điều này chứng tỏ rằng bạn có thể sẽ mang lại nhiều nguồn khách hàng tiềm năng cho công ty. Vì thế, hãy tạo cho mình những kỹ năng văn phòng cần thiết cho bản thân.
3. Các Kỹ Năng Cơ Bản Cần Thiết Cho Dân Văn Phòng.
3.1 Kỹ năng tin học cơ bản.
Phần lớn vị trí của các nhân viên trong công ty văn phòng đều làm việc trên máy tính. Họ thường sẽ cần các kiến thức về Microsoft và Google như: Google Sheet, Google Docs….. để nhập dữ liệu và thông tin văn bản khác nhau. Điều này có thể bao gồm thông tin khách hàng, dữ liệu hiệu suất công ty và hàng nhập, xuất kho. Hay những phần soạn thảo văn bản, hợp đồng, báo cáo ghi chú quan trọng và ghi lại biên bản của cuộc họp trong công ty. Hay nếu muốn trình bày một báo cáo, một ý kiến với Sếp bạn thì các kỹ năng về cách làm PowerPoint bạn cũng phải nắm vững.>>> Những cuốn sách Tin Học - Công Nghệ Thông Tin
3.2 Kỹ năng làm việc nhóm.
Trong một môi trường tập thể tại công ty kỹ năng làm việc nhóm là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết. Các thành viên trong một team sẽ cùng nhau hỗ trợ công việc, cùng nhau đoàn kết, học hỏi lẫn nhau để mỗi khi có một dự án, chiến lược mà Sếp giao sẽ được hoàn thành một cách xuất sắc nhất.Nhiều cuộc khảo sát cho rằng, nếu các nhân viên trong cùng công ty chung sức hợp tác làm việc thì mang lại hiệu suất công việc cao hơn là một người làm. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí của mình.
3.3 Kỹ năng tổ chức.
Nhân viên trong công ty phải chịu trách nhiệm tổ chức nhiều tài liệu và nhiệm vụ, thường có tính chất bí mật để đạt được điều này việc sở hữu các kỹ năng tổ chức cơ bản để lập hồ sơ, lưu trữ tài liệu mật thiết trong công ty là rất quan trọng.Hơn nữa, họ cũng là người chịu trách nhiệm lưu trữ và đặt hàng những đơn hàng có giá trị của công ty. Mua, nhập nguyên vật liệu cho từng tháng, từng tuần thậm chí nếu bạn là kế toán công ty bạn còn làm các công việc như: tính lương thưởng cho các nhân viên trong công ty, báo cáo thuế………. vì vậy kỹ năng tổ chức là một trong số kỹ năng quan trong của dân văn phòng.
3.4 Kỹ năng lập kế hoạch.
Để một văn phòng công ty hoạt động theo quy trình nhất định, các nhân viên trong cùng một công ty phải có trách nhiệm hoạch định chiến lược và lịch trình hoàn thành các công việc của mình. Nếu bạn ứng tuyển vào vị trí trợ lý hay thư ký văn phòng bạn sẽ là người chịu trách nhiệm về lịch trình làm việc của nhân viên, lên lịch cho các cuộc họp trong công ty hàng tuần hay các sự kiện, cuộc hẹn với khách hàng cho người giám sát dự án. Điều này đòi hỏi kỹ năng lập kế hoạch của bạn phải thật sự chi tiết và logic phù hợp từng khoảng thời gian của công việc.
3.5 Kỹ năng quản lý thời gian.
Khi bạn đi ứng tuyển vào một vị trí nào đó nhà tuyển dụng sẽ hỏi bạn một câu: “Bạn có sắp xếp được thời gian nếu công ty yêu cầu bạn làm tăng ca? ”. Sở dĩ câu hỏi này đặt ra mục đích của các nhà tuyển dụng sẽ mong muốn ở bạn kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả vì khi đi làm tại một tổ chức nào đó bạn sẽ không tránh khỏi những công việc ngoài ý muốn bắt buộc những kỹ năng về quản lý và sắp xếp thời gian được phát huy tối đa.Các nhân viên văn phòng có thể sử dụng các kỹ năng quản lý thời gian của mình để tạo danh sách thông tin họ cần nộp, dữ liệu cần nhập và tài liệu hoặc báo cáo cần gửi. Với vai trò này, bạn nên trang bị kỹ năng xử lý sự cố và tính linh hoạt trong môi trường năng động.
>>> 10 Cuốn Sách Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Cho Ngày Mới Thành Công
3.6 Kỹ năng giao tiếp.
Trong quá trình giao tiếp trong công việc dù bạn thân hay không thân với đồng nghiệp, chúng ta đều phải tôn trọng họ. Và trong công việc ngoài giao tiếp bằng lời nói bạn phải thật sự có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản. Bạn trả lời tin nhắn, bạn gửi mail cho mọi người đều phải rõ ràng và lịch sự nhất, luôn hồi đáp những tin nhắn, mail với đối phương để cho người gửi biết tín hiệu rằng bạn đã nhận được mail của họ.Hãy nhớ rằng mọi mối quan hệ bền vững chỉ khi mọi người đối xử với nhau thật lòng và xem đó là sự đoàn kết, gắn kết nơi văn phòng công sở và ngoài xã hội.
>>> Đọc thêm những cuốn sách về Kỹ Năng Giao Tiếp
3.7 Kỹ năng học hỏi nhanh.
Nếu văn phòng bạn đang làm việc chuyển sang một hệ thống lập trình mới hoặc trường phòng bạn cần một dự án hoàn thành bằng một ứng dụng, phần mềm mà bạn không quen thuộc, bắt buộc bạn phải học và tập cách thích nghi với phương pháp mới này. Nhân viên văn phòng là những người phải có óc học hỏi nhanh, dễ dàng phát triễn các kỹ năng để tăng hiệu quả và năng suất cho công việc, đồng thời phải luôn linh hoạt và ứng dụng những thứ mình học vào mọi việc kể cả trong cuộc sống hàng ngày.
3.8 Kỹ năng tư duy phản biện.
Trong một hệ thống công ty đều có thể xảy ra những tình huống bất ngờ đòi hỏi các nhân viên trong công ty phải có kỹ năng tư duy phản biện và kỹ năng giải quyết vấn đề để vượt qua những thử thách cho công việc của bạn. Nếu một vấn đề xảy ra và họ không thể tìm ra giải pháp, nhiệm vụ của họ là suy nghĩ chín chắn và phát triển một giải pháp sáng tạo cho vấn đề. Hay mỗi khi công ty tổ chức cuộc họp thảo luận về một vấn đề nào đó bạn cũng phải là người đưa ra quan điểm của mình và phản biện lại những câu hỏi hốc búa của dồng nghiệp và sếp của bạn.
3.9 Chú ý đến chi tiết nhỏ nhất.
Một sai lầm mà các nhân viên dễ mắc phải nhất là khi bạn soạn thảo một văn bản, hợp đồng nào đó mà bạn quen check lại lỗi chính tả cho hợp đồng, văn bản đó. Hãy kiểm tra tổng thể lại hết từ câu từ, ngữ pháp trong văn bản hay khi nói chuyện với đồng nghiệp nên chú ý đến câu nói, giọng điệu, ngữ âm mà bạn dùng đã thích hợp hay chưa.
3.10 Kỹ năng lãnh đạo.
Mặc dù những kỹ năng về tin học cơ bản, kỹ năng tổ chức, thuyết trình, hay những kỹ năng giao tiếp, lập kế hoạch, quản lý thời gian sẽ khiến bạn trở thành một nhân viên tuyệt vời nhưng nếu bạn có kỹ năng lãnh đạo sẽ nâng tầm của bạn hơn nữa, bạn có tiếng nói trong công ty, lời nói của bạn sẽ được nhiều người để ý đến. Bất kể công việc nào, hầu hết các nhà tuyển dụng đều đang tìm kiếm những người có kỹ năng lãnh đạo.Kỹ năng lãnh đạo là sự kết hợp những kỹ năng mềm khác. Khi bạn kết hợp chúng lại với nhau, bạn sẽ có một người không chỉ có thể làm việc tốt với nhóm mà còn có thể nắm quyền và làm cho phần còn lại của nhóm tốt hơn. Hãy thể hiện bạn là người có khả năng chinh phục công việc này một cách nghiêm túc và phát triễn thành một nhà lãnh đạo tương lai trong công ty.
4. Các Nhà Tuyển Dụng Đang Tìm Kiếm Những Kỹ Năng Nào Trong Các Ứng Viên.
Khi các nhà tuyển dụng tìm kiếm một nhân viên tiềm năng cho doanh nghiệp của họ. Họ cần ứng viên phải đáp ứng một số kỹ năng văn phòng cơ bản dưới đây.- Kỹ năng tin học cơ bản.
- Kỹ năng tổ chức
- Kỹ năng thuyết trình
- Kỹ năng làm việc nhóm Teamwork
- Kỹ năng lập kế hoạch.
- Kỹ năng quản lý thời gian.
- Kỹ năng học hỏi nhanh.
- Kỹ năng giao tiếp.
Đây sẽ là một trong những bí quyết bỏ túi cực hiệu quả cho dân văn phòng. Để tìm kiếm cho mình một cơ hội làm việc cho một công ty bạn mong muốn thì hãy xây dựng cho mình những kỹ năng cần có của một nhân viên xuất sắc. Chúc các bạn thành công!
>>> Mời bạn xem thêm:
- 9 Lời Khuyên Giúp Bạn Hình Thành Thói Quen Đọc Sách
- Nghệ Thuật Từ Chối Nhưng Vẫn “Sang” Trong Giao Tiếp
- 10 Cuốn Sách Khám Phá Tư Duy Sáng Tạo Cực Hay Cho Bạn
